Mehr digitale Souveränität: Was wir beim Wechsel weg von Google gelernt haben

Das Dezentrum ist als Organisation in der Schweiz zu Hause. Digital betrachtet hingen wir jedoch, wie viele andere auch, an den Fäden US-amerikanischer Tech-Giganten. In den letzten Jahren wurde immer deutlicher: Software ist nicht neutral.

Autokratische Tendenzen in den USA, die zunehmende geopolitische Unsicherheit und die starke Konzentration digitaler Infrastruktur in den Händen weniger Konzerne haben uns zum Handeln gebracht. Denn wer unsere Daten speichert, bestimmt letztlich auch, welchem Rechtsraum sie unterliegen und welche Risiken wir mittragen.

Dabei geht es auch, aber nicht nur um Datenschutz. Sorge bereiten uns Abhängigkeiten: Denn was passiert, wenn sich (politische) Rahmenbedingungen verändern, ein Anbieter seine Preise massiv erhöht, Funktionen einstellt oder ein Dienst plötzlich nicht mehr verfügbar ist?

Wir wollten die Hoheit über unsere Daten zurückgewinnen. Wir wollten als Organisation unabhängiger werden. Und nicht zuletzt fanden wir: Practice what you preach!

Im Prozess lernten wir, was wir hätten ahnen können: Der technische Wechsel ist nur die halbe Miete. Die grössere Hürde liegt häufig bei den Menschen, die mit den neuen Werkzeugen arbeiten müssen. Aber dazu später mehr.

Zu Beginn definierten wir klare Anforderungen an unsere zukünftige Infrastruktur:

1. Open Source: Wo immer möglich sollten die eingesetzten Lösungen offen und transparent sein.
2. Benutzerfreundlichkeit & Design: Die Werkzeuge müssen einfach, intuitiv und optisch ansprechend sein.
3. Standort: Anbieter aus der Schweiz, Europa oder zumindest liberalen Demokratien
4. Kosten: Die Gesamtkosten sollten sich im Rahmen der bisherigen Lösungen bewegen.

Wir verglichen und testeten viele Tools und Dienste – und wurden fündig.

Unser erster Versuch: Die «Hard Way»-Strategie

Als wir mit unserem Prozess hin zur mehr digitaler Souveränität starteten, trafen wir eine Entscheidung, die sich im Nachhinein als riskant erwies: Wir haben mit dem für uns schwierigsten Element begonnen: die Abkehr von Google Drive und damit einhergehend Google Docs etc. Die Idee dahinter war simpel: Wenn wir den grössten Brocken zuerst bewältigen, werden alle weiteren Schritte einfacher.

Wir migrierten also unsere gesamte Dokumentenablage von Google Drive auf einen eigenen Server in unserem Büro, ein Synology NAS. Das Ziel war maximale Kontrolle, volle Datenhoheit und einmalige Hardware-Kosten und möglichst geringe laufende Ausgaben.

Technisch funktionierte die Migration letztlich erfolgreich. Trotzdem würden wir heute nicht mehr denselben Weg wählen.

Der Umzug war komplex, erforderte einige Anpassungen und brachte zum Teil neue Arbeitsabläufe mit sich. Im Team blieb über längere Zeit eine gewisse Unsicherheit zurück und eine Skepsis gegenüber weiteren Migrationsschritten war deutlich spürbar.

Was wir gelernt haben: Wer mit einem «gossen Brocken» startet, muss viel Überzeugungsarbeit leisten und danach länger warten, bevor die nächste Phase überhaupt starten kann.

Die zweite Welle: Mail, Kontakte und Kalender als unerwarteter Quick-Win

Nach der intensiven Phase des Drive-Umzugs, nahmen wir uns ein paar Monate später der nächsten Herausforderung an:  dem Wechsel von Mail, Kalender und Kontakten von Google zu Proton.

Und plötzlich lief es ganz ring.

Während das Verschieben riesiger Datenmengen vom Drive auf unseren Server viel Energie gekostet hat, verlief der Wechsel der Tools sehr unkompliziert. (So einfach, dass wir unseren Passwortmanager und Web-Meeting-Infrastruktur auch gleich migenommen haben.)

E-Mails, Kontakte und Passwörter liessen sich nahezu ohne Unterbrechung übernehmen. Der Kalenderwechsel war technisch etwas anspruchsvoller, da er nun primär über die Proton-App oder das Webinterface genutzt wird, konnte aber ebenfalls schnell umgesetzt werden.

Die eigentliche Überraschung war jedoch die Reaktion im Team.

Wo zuvor Unsicherheit herrschte, gab es diesmal kaum Widerstand. Innerhalb von 30 bis 60 Minuten konnten wir die wichtigsten Schritte gemeinsam erledigen und direkt weiterarbeiten. Wichtig war hier, dass wir alle Beteiligten gemeinsam an einem Tisch hatten.

Zu erwähnen ist in diesem Kontext, dass auch bei uns im Team noch einige privat Google als Kalender und Mail-Tool nutzen. Da Proton Kalender aus Verschlüsselungsgründen nicht mit Standardapplikationen (wie Apple Kalender oder auch der Google Kalender App) funktioniert, sehen sich die Mitarbeitenden nun gezwungen eine weitere App auf dem Handy zu installieren. Das führt potenziell dazu, dass sie auch privat den Wechsel weg von US-Tech-Anbietern zu Proton machen, um wieder weniger unterschiedliche Tools nützen zu müssen. Also potenziell hat diese Migration auch Auswirkungen auf die private digitale Souveränität der Mitarbeitenden.

Unsere Empfehlung: Mit den einfachen Schritten beginnen

Wenn ihr als Organisation ebenfalls mehr digitale Souveränität anstrebt, würden wir heute einen anderen Weg empfehlen als den unsrigen:  Beginnt nicht mit der Datenablage. Startet bei den Kommunikations-Tools.

Warum?

Erste Souveränität ohne Stress: E-Mails sind das Herzstück jeder Kommunikation. Da sie technisch relativ einfach zu migrieren sind, macht ihr einen riesigen Schritt Richtung Unabhängigkeit, der sich für die Mitarbeitenden aber gar nicht wie ein grosser Sprung anfühlt.

Psychologie des Erfolgs: Bei unserem Drive-Projekt dauerte es lange, bis die neue Lösung im Alltag akzeptiert war. Beim Wechsel von Mail und Kalender war die Gewöhnungsphase nach wenigen Wochen praktisch abgeschlossen. Das schafft Vertrauen in weitere Veränderungen und erleichtern die nächsten Schritte.

Die Rückgewinnung von digitaler Souveränität ist nicht nur ein technisches Projekt, sie ist auch ein Veränderungsprozess, der Zeit braucht.

Fazit: Freiheit hat ihren Preis, den wir gern bezahlen

Heute betreiben wir einen Teil unserer Infrastruktur auf eigener Hardware und haben zentrale Dienste erfolgreich aus dem Google-Ökosystem herausgelöst. Ja, das Arbeiten mit dem neuen Drive ist manchmal etwas weniger „smooth“ als bei Google. Und wir tragen mehr Verantwortung für Wartung, Sicherheit und Verfügbarkeit (wie unser erster DDoS-Angriff auf unseren Server gezeigt hat).

Aber dieser Preis ist uns die Sache wert. Wir tauschen die Bequemlichkeit der totalen Abhängigkeit gegen die Freiheit der Eigenverantwortung ein. Und wir sind motiviert, die nächsten Schritte zu gehen. Es gibt noch einige Tools, von denen wir uns lösen möchten.

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