KI wird in vielen Organisationen genutzt, oft aber ohne gemeinsame Regeln, ohne Transparenz oder Reflexion. Für die OKJA Basel entwickeln wir einen Prozess, der zeigt, wie interne KI-Richtlinien entstehen können: partizipativ, praxisnah und mit Raum für Ambivalenz.
Viele Organisationen stehen aktuell vor einer ähnlichen Herausforderung: KI wird bereits genutzt, aber oft ohne klare Regeln. Gleichzeitig bestehen Unsicherheiten im Umgang mit sensiblen Daten, Transparenz und konkreten Anwendungen. Darf ich ChatGPT für E-Mails nutzen? Auch für die Kommunikation mit Klient:innen? Was ist mit sensiblen Daten? Muss ich KI-Nutzung deklarieren? Und nutzen ohnehin nicht schon alle KI?
Auch beim Dachverband der offenen Kinder- und Jugendarbeit Basel-Stadt (OKJA) zeigte sich diese Ausgangslage deutlich. Gemeinsam mit einer engagierten Arbeitsgruppe begleiten wir die Entwicklung interner KI-Richtlinien.
Ziel des Prozesses ist es, klare, praxisnahe und reflektierte Leitlinien für den Umgang mit KI zu entwickeln. Diese sollen Orientierung bieten, ohne die Arbeit einzuschränken, und gleichzeitig Raum für Austausch und kritische Einordnung schaffen.
Warum interne KI-Richtlinien?
Auf Vorgaben «von oben» zu warten, funktioniert nicht. KI wird bereits breit genutzt, oft informell und ohne gemeinsame Verständigung. Wenn diese Nutzung im Verborgenen bleibt, fehlt nicht nur die kritische Reflexion, sondern es entsteht schnell Unsicherheit darüber, was erlaubt ist und was nicht.
Diese Unsicherheit kann in Organisationen ein Klima von Zurückhaltung oder sogar Misstrauen fördern. Mitarbeitende wissen nicht, ob sie ihre Praxis offen ansprechen dürfen. Genau hier setzen interne Richtlinien an: Sie machen bestehende Praktiken sichtbar, schaffen gemeinsame Orientierung und ermöglichen einen offenen Austausch.
Hinzu kommt, dass sich KI-Technologien rasant entwickeln, während gesetzliche Rahmenbedingungen hinterherhinken. Auf klare regulatorische Vorgaben zu warten, ist deshalb keine sinnvolle Strategie. Organisationen sind gefordert, eigene, kontextspezifische Antworten zu entwickeln.
Die Rolle vom Dezentrum im Prozess
Grundsätzlich gilt: Der wichtigste Schritt ist, einen solchen Prozess überhaupt zu starten. Auch ohne externe Begleitung kann und sollte diese Auseinandersetzung stattfinden.
Wenn gewünscht, bringen wir als Dezentrum unsere Erfahrung aus vergleichbaren Projekten ein. Dazu gehören sowohl fachliche Einordnungen zu aktuellen Entwicklungen als auch Unterstützung bei der Gestaltung des Prozesses selbst. Wir helfen dabei, eine sinnvolle Struktur zu entwickeln, stellen erprobte Gerüste für Richtlinien zur Verfügung und bringen Beispiele sowie Ressourcen aus Forschung und Praxis ein. Gleichzeitig achten wir darauf, dass der Prozess an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst wird.
Was gute KI-Richtlinien auszeichnet
Gute KI-Richtlinien sind in erster Linie verständlich. Sie sind in einer klaren, einfachen Sprache formuliert und lassen sich im Arbeitsalltag schnell erfassen und anwenden. Komplexe oder technokratische Formulierungen helfen wenig. Zugleich sollten die Richtlinien nachhaltig wirken. Das bedeutet, dass sie nicht auf einzelne Tools oder kurzfristige Trends ausgerichtet sind, sondern auf übergeordnete Prinzipien. So bleiben sie auch dann relevant, wenn sich Technologien weiterentwickeln.
Entscheidend ist die Anwendbarkeit. Richtlinien müssen sich an konkreten Situationen orientieren, die im Alltag tatsächlich vorkommen. Im Fall der OKJA ist dabei der Lebensweltbezug zentral: Die Perspektiven und Realitäten der Jugendlichen bilden einen wichtigen Referenzpunkt für den Umgang mit KI.
Prozessdesign am Beispiel OKJA Basel
Der Prozess beginnt mit einer gemeinsamen Standortbestimmung. In einem ersten Schritt geht es darum, Bedürfnisse und Unsicherheiten zu verstehen, eine gemeinsame Wissensbasis zu schaffen und den Ablauf sowie die Ziele zu klären. Bereits hier wird definiert, welche Form der Output haben soll, etwa Richtlinien und gegebenenfalls ergänzende Materialien.
Darauf folgt eine Phase der iterativen Ausarbeitung. Die Arbeitsgruppe entwickelt gemeinsam Inhalte, diskutiert konkrete Anwendungsfälle und erarbeitet schrittweise einen ersten Entwurf. Dieser Prozess ist bewusst dialogisch angelegt und lebt von den Erfahrungen aus der Praxis.
In einem letzten Schritt werden die Richtlinien geschärft, formuliert und abgeschlossen. Gleichzeitig wird geklärt, wie die Umsetzung im Alltag aussehen kann. Der Prozess endet also nicht beim Dokument, sondern schliesst die Frage der Implementierung mit ein.
Dezentrum-Partner Lukas Hess begleitet den Prozess bei der OKJA Basel
Eine Besonderheit: Der Disclaimer
Eine besonders spannende Idee aus dem OKJA-Prozess ist der geplante «Disclaimer». Die Arbeitsgruppe macht darin eine grundlegende Spannung explizit: Einerseits ist man sich bewusst, dass KI mit erheblichen gesellschaftlichen Problemen verbunden ist – etwa in Bezug auf Machtkonzentration, ungeklärte Urheberrechtsfragen oder den Einsatz in militärischen Kontexten.
Andererseits ist in der Jugendarbeit der Lebensweltbezug entscheidend. Wenn die Jugendlichen, mit denen gearbeitet wird, KI selbstverständlich nutzen, kann diese Technologie nicht einfach ignoriert werden.
Der Disclaimer hält genau diese Ambivalenz fest. Er verbindet eine kritische Haltung gegenüber KI mit einem pragmatischen Umgang in der Praxis. Anstatt die Spannung aufzulösen, wird sie sichtbar gemacht und als Ausgangspunkt für reflektiertes Handeln genutzt. Gerade darin liegt eine besondere Stärke dieses Ansatzes.
